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管好問題員工有辦法

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香港中文大學專業進修學院兼任導師蕭一龍博士

「問題員工」是HR面對的最大難題之一,基本上每家企業都存在問題員工,他們不輕易跟同事合作,又因獨特的行事作風而影響其他同事的工作情緒,打擊團隊士氣,嚴重者導致優質員工紛紛離去。應付問題員工並非只有解僱這單一方法,香港中文大學專業進修學院兼任導師蕭一龍博士認為,只要仔細分析他們的底蘊,再透過有效的策略將他們改頭換面,企業就有機會多一個好員工。

「問題員工」3大類
「積極不干預」型
抱持被動姿態,高舉「積極不干預(不論個人工作或公司業績)」之旗幟,採取「各家自掃門前雪」態度,即使被認為工作表現不好,也覺得錯在公司安排欠佳,而非錯在自己。

「軟皮蛇」型
工作能力低,辦事怠慢,得過且過,缺乏工作熱誠和鬥志,恍如俗語所指的「軟皮蛇」或「賴皮」,愛推卸責任,所謂「多做多錯、少做少錯、唔做唔錯」,正是類此員工的寫照。

「獨斷獨行」型
凡事以個人意願為依歸,主觀性強,自把自為,按個人喜好行事,儘管工作能力高,但不與同事協調,無視公司指引及規定,常因個人作風而影響整個團隊運作。

縱容影響管治
問題員工不時違反公司紀律,做出一些令人無法接受的行為舉止,若不正視,會對公司管治帶來莫大影響。蕭博士說:「問題員工是造成管理困難的主要因素,如果公司沒有懲罰他們,其他員工看在眼裡,說不定會仿傚他們的不良行為有樣學樣,亦有部分員工會產生敵視、不忿的情緒,覺得公司縱容問題員工對勤奮員工十分不公平,繼而影響團隊合作氣氛及士氣,最壞的結果就是導致好員工離職。

短、長期應付方法

歸根究底,問題員工的出現除了該員工的獨特個性使然外,很大程度是因企業管理制度不完善所致。蕭博士說:「公司沒有良好的考核、賞罰及各層員工溝通制度,因而引發種種問題,如老臣子本著少做少錯的心態工作推卸責任,又如員工因力有不逮而諸多藉口推搪工作,甚或勤奮員工因得不到應有獎勵而不再投入工作等。在上述情況影響下,員工之間自會形成多做多錯,不如不做無錯的消極工作氣氛。」以下是應付問題員工的長短期解決方法:

短期措施
執行管理制度:以口頭警告、發警告信、喪失升職機會、減薪、停職等不同程度的警戒,要求問題員工在限期內作出改善,讓他們清楚知道不改善的後果。同時觀察問題員工的表現及監控改進情況,如表現未見改善的話,應予以解僱;不過在解僱前應盡量給予輔導及幫助。當其他員工看到公司對問題員工的處理方式,有助提醒他們要積極工作。

長期措施
檢討管理制度是否存在漏洞:例如員工犯錯是否有懲處制度(如發出warning letter等)?執行力是否足夠?管理層有否認真執行?當發現制度有漏洞即加以改善,否則公司將會出現第二、第三個問題員工。

加強公司文化宣傳:通過持續宣傳或員工活動來強化員工的團隊合作觀念,如公司派隊參加馬拉松比賽、銷售團隊之間的業績比賽等,從而深化員工對公司文化的認同,在潛移默化下改變問題員工的行為;另外公司可在員工評估中加設「對公司文化方面的認同」一項,進一步深化員工對公司的歸屬感。

以目標管理(MBO)作績效改善:鼓勵主管對問題員工說明工作要求,以及需要達到的目標,讓他們知道哪些行為是可接受或不可接受,明白如何做才能進步。如果員工不清楚工作期望的話,主管也沒有道理指他們表現不好。

問題員工管理法課程
香港中文大學專業進修學院開辦的「『問題員工』管理法」課程,由蕭一龍博士教授,內容著重實務技巧,通過小組討論及匯報、角色扮演、職能測驗及專題講授等形式,讓學員掌握問題員工的特徵及解決方法,並會就學員提交的真實個案作出研討。
查詢電話:3943 9046 / 網址:www.scs.cuhk.edu.hk

Text:田佩芬

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