你上周用了多少時間開會？有否邊開會邊發電郵？日常用instant messaging與哪位同事溝通最密切？打工仔日忙夜忙，少有留意這些問題，但用上科技大數據，可幫你發現重要線索，令工作變得smart一點。在智慧革命時代，雲端、人工智能、大數據可變出HR新智慧，發掘新方法幫助員工和企業不斷成長。HR要轉換角色，變身Change Agent，敢試敢變，求新發展。
科技發展速度驚人，在科企擔任人力資源主管，應用科技革新管理當然比人走得更前，但箇中也不無挑戰，就好比400米賽跑，有雙重考驗。微軟香港有限公司人力資源總監許珮雯說：「田徑場上，400米賽事既講求速度，也考驗耐力，兩者要恰到好處。」她大學曾當田徑學會會長，中學是校隊400米賽跑健將，每課操練要跑20個圈，感覺先苦後甜。「一路跑圈，一路倒數，咬緊牙關去衝，跑完感覺非常好，付出汗水換來進步。工作也是一樣，尤其帶領轉變，須有決心毅力，不斷學習，反覆嘗試，慢慢會看見成果。」
Better way of doing things
若要激發HR創意，還要配合一個高效習慣。「Better way of doing things，每天發掘更聰明的方法辦事。科技不斷進步，每日有新點子正是這行業吸引之處。」許珮雯當年大學選科，深信科技可助人改善生活，於是同時主修資訊系統及財政學，畢業後加入環球企業擔任管理顧問，主攻大數據和分析，其後事業轉型專攻HR。「從前當管理顧問，以科技助客戶解決問題，工作也頗有滿足感，但我更想為公司內部帶來改變，幫助身邊同事，於是轉型為公司的人力資源業務夥伴 。」
習慣求新求變，加上膽量，令踏上HR事業的她，贏得漂亮一仗。許珮雯說，其時公司每年晉升多少管理顧問，須視乎有否足夠財務預算，這制度沿用多年沒變。「但我發覺這一套在顧問行業已不太合用，因顧問費是分級的，高級顧問能向客戶收取更高諮詢費，換言之升職可為公司帶來更大收益。」於是她向不同部門收集數據作分析，發現如改變制度，令晉升更有彈性，很快便可回本。「我們提交報告，層層遞進，最終會見公司環球最高管理人，順利通過新方案。」
HR引領變革 走前一步
許珮雯善於創新設計和執行轉型項目，她2016年加入微軟香港，負責監督和執行人事相關項目，支援企業業務轉型和增長。在她而言，HR工作絕非刻板行政職務，只埋首計糧計假發薪，這些工作可用科技代勞。HR應以開放心態踏前一步，成為變革代理人（Change Agent），擁抱科技引領轉變創新。她舉例說：「昔日請人，可能設立一條專線供應徵者查詢；現在則有chatbot擔任招聘助手，24小時解答應徵者疑問如面試流程、地點時間、交通路線，還可讓應徵者查閱申請職位最新進度 。」
HR轉換角色引領變革，用上大數據分析可發掘新方法提升效率，令人工作開心些、容易些，持續進步。許珮雯打開手提電腦，展示其中一樣法寶：「你上周用了多少時間開會？有否一邊開會一邊發電郵？日常與哪位同事聯繫最緊密？發電郵和信息給誰最多？」
大數據透視工作規律
這些問題看似平常，但要準確回答也不是那麼容易，而許珮雯則心裡有數，她與很多白領一樣，天天用電腦處理文件、發電郵、管理日程、開視像會議。「其實當你埋首工作，每分每秒也產生數據，如你懂得利用好好分析，可幫自己提升效率。」她說Office 365設有MyAnalytics功能，打工仔打開電腦工作，系統會自行收集數據提供分析圖表。微軟香港每位員工每周也會收到一份報告，內容保密，僅供個人參考，上司不會知道。「對我來說，這是很好的self-reflection工具，讓你反思工作規律和模式。」
有否一邊開會一邊發電郵？許珮雯收到自己的「一周回顧」報告，內裡有個數字令她有點驚訝。「原來我上周開會期間竟有78%時間在寫電郵，這數據有點alarming，為我帶來兩點反思：一是上周開會不太專心，二是某些會議或不太需要出席。若想提升效率，便要調整一下工作模式，看看哪些會議不用去，而要開的會則應專心，控制自己別碰電郵。」報告還附有一張合作關係圖，工作上與誰溝通最密切，一看便知道。「如果一些重要合作夥伴在你的溝通名單裡突然跌出三甲，便要看看何以溝通變疏落，是否有些事情忘了交待。」
技能未來式 be future ready
科技對培訓也起莫大作用，從數據中抽絲剝繭，可發掘不少寶藏，與員工共享。許珮雯舉例說，利用科技分析公司top sales的工作模式，發現有兩大銷售秘訣。首先他們不是漁翁撒網，客戶數量雖少，但善於深耕，不單熟悉客戶IT部，也會聯繫人事和採購等部門，對客戶需要有全面掌握；其次是他們在公司內部較活躍，懂得向其他團隊尋求協助。」許珮雯說，所有數據均匿名，可作培訓之用，從而制訂coaching訓練重點，協助經理培訓員工。
許珮雯稱，未來數年本港數碼轉型將會加速，企業應用雲端、大數據、人工智能等技術是大勢所趨，不單HR要抱擁科技，其他工種亦要轉型，就業技能將進入未來式。「Be future ready，不用懼怕轉變，應積極裝備自己，尋求新方法，每天變得聰明點。」
靈活上班 在家工作
員工上班靈活彈性不限時間地點，HR有這新思維，員工生活更受惠。許珮雯稱，公司為員工提供靈活彈性，工作地點和時間沒特定限制。「公司提供電腦和手機，每位員工可自由選擇work anytime anywhere，上班不一定要回公司，HR部門有位同事育有孩子，她大部分時間在家工作，更切合生活需要。」此外，微軟香港去年提升家庭假期福利 （Family Leave），把有薪產假增至20周，而男士則可享6周有薪侍產假，另員工領養孩子亦可享6周有薪假期。
24小時hackathon選人才
科技公司招聘人才，考驗應徵者創新思維，面試需有破格方法。許珮雯稱，微軟香港招聘畢業見習生（Microsoft Aspire Experience），採用「hackathon」24小時競賽模式，應徵者須自行分組，設定一項科技創新題目，在24小時內制訂解決方案，之後向面試人員示範。「應徵者可因應自身強項進行配搭，比賽期間可選擇留宿。」「Microsoft Aspire Experience」是為期兩年的培訓計劃，為大學畢業生而設，入職者將接受連串訓練，而經理、mentor及buddy則會從旁指導。
打工仔學AI
未來數年經濟數碼轉型加快，雲端、大數據、人工智能是重要技能。許珮雯指出，據 Microsoft 與 IDC 合作的《解密數碼轉型對亞太區經濟影響》研究報告預計，隨著企業加快數碼轉型，未來3年本港將有近8成工作轉型，而目前市場6成工作會重新配置為高價值的職位。有見及此，微軟香港早前推出人工智能認證課程，以助各行從業員及早裝備。該課程設有10個單元，內容涵蓋數據分析、數據科學、道德與法律，亦有機械學習、深度學習、強化學習等。
Text：甄榮康