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時間管理5貼士

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Michael說,掌握好時間管理技巧,工作更得心應手。
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范秉維稱,打工仔善用時間工作之餘,也應好好反思自己是否熱愛所做的事。

港人工作時間長冠絕全球,打工仔常覺一天24小時不夠用,分分秒秒與時間競賽,做好時間管理至重要。實踐5個法則和習慣,有助你工作時時都爽手。

1.SMART技巧管好時間
打工仔日常處理大小工作項目,想準時達標免甩漏,可用上時間管理技巧,其中SMART Goal是較常用一種。基督教勵行會企業培訓導師戴慈鳴博士(Michael)指出,「SMART」的每個字母各代表著重要步驟,助人理順思維,定出行動架框。
S(specific)—定出具體目標,並將之清晰寫下來,愈具體愈好。
M(Measurable)—為目標列出量化指標,以衡量成效。
A(Achievable)—制訂相應行動、方法、策略,同時評估可調度資源,作出預算。
R(Realistic)—再仔細思考目標和行動是否切合實際,能實事求是地推動,不致離地。
T(Time Frame)—為每個行動步驟定下仔細時間框架,務求在時限前達標。
Michael說,打工仔可配合一個excel 表,列出各項行動內容、分工及時限。SMART Goal好處在於設下具體框架,防止時間俏俏溜走。「打工仔無法如期完成工作,多因見步行步,做完一天工作,明日再睇下點,結果就是拖延,而SMART Goal像一幅路線圖,讓你按時行動不會迷失。」
這種時間管理方法,可用於各類工作上。Michael舉例說:「老闆命令你3天後提交一份customer profile report。那目標很清楚,就是在3天內做好報告;第二步要設定量化指標,例如要搜集多少客戶資料、寫多少頁報告。第三是制訂行動方案,把一天分為上下午,3天共6個時段,列出各時段要完成甚麼工作,同時評估手頭資源,例如尋客戶資料渠道和方法,以及需時多少。之後再想想行動是否realistic,3日時間是否足夠,而最後設定Time Frame,3天共6個時段可再細分為小時,務求做到分秒不漏。」

2. 電郵作戰  不宜拖延
打工仔忙於手頭工作之餘,不時要抵受電郵轟炸,令時間買少見少。澳洲會計師公會大中華區分會副會長兼範陳會計師行管理合夥人范秉維是大忙人,既要管理公司人事和行政,也要親身接觸客戶做業務。「最忙的時候,一天收300個電郵。除了電郵,另有不少手機訊息需回覆。因此對我來說,做好時間管理極重要,確保如期完成工作,又能爭取時間relax。」
范秉維說,跟電郵作戰不宜拖延,最好是即睇。「收到電郵馬上估計回覆所需時間,再按事情緩急先後定出回覆deadline,分門別類放進不同folder,方便按時處理。否則任由電郵堆積起來,只會令你更慌,削弱回覆的動力。」
范秉維強調,回覆電郵是持久戰,在事業不同階段須轉換戰術,不可一成不變。她舉例說,早年工作專注客戶服務,確要專心撰寫每個電郵,為客戶提供專業意見,但當職位漸高,承擔更多管理工作,便要作出取捨。「檢視一下是否個個電郵都要親自覆,或是否這麼多電郵要CC給你。身為管理人,若花大量時間覆電郵,只會被它綁住,每天望著郵箱來做人,要兼顧的事情只會愈來愈多。」

3.黃金兩小時  一秒不能少
打工仔由朝做到晚,無可能秒秒博到盡,如想保持最強戰鬥力,要識得在適當時段幹適當的事。據Michael觀察,白領打工仔辦公黃金時間,往往是上班首兩小時。「這兩小時辦事最有效率,應做最複雜、最專注的工作,且要提防手機,因它是時間小偷,令你分心查看浪費一天最寶貴時間。」相反,戰鬥力最弱時段是下午2至3時,飯氣攻心只想歇一歇。「這時可做些較輕省的工作,如上網搜集資料,或與同事簡單交流。至於開會則留待下午3時後較好。」

4.善用碎片時間
一寸光陰一寸金,就算是碎片時間,只要好好利用,照樣可掘金。范秉維說,平日坐在辦公室,須專心做技術性工作,而外出等車等人等升降機的碎片時間,用來處理瑣事也非常好使。「每日碎片時間有一小時之多,一年計埋就有數百小時。我會將它用到盡,例如致電同事商量事情,或打給家人聊聊天,甚至上網做銀行轉賬手續,不用動太腦筋,是非常放鬆的事。」
除了辦銀行手續,打遊戲機也可放輕鬆,范秉維最愛玩「鐵拳」格鬥遊戲,勝在刺激又省時。「每個格鬥回合也限時,而且幾個回合已分勝負,不易沉迷下去。此外,我也喜歡看電影,用一兩小時看完一套戲可接受,但煲劇就不行了,集集追很費時。」

5.定時執長遠穩賺
愛整齊的打工仔,恒常執拾每次只需付出少少時間,長遠穩賺。Michael說,「搵」是另一時間小偷,因此做好文件存檔極重要。「但要留意,在電腦新增檔案設定名字時,應與上司的用語一致 ,那上司要你找資料時便可馬上找到。此外如項目事情龐雜,不妨增設一個excel表,為項目列出相關文件的超連結,一按便一目了然。」
范秉維指出,除了把檔案分門別類,保持辦公桌整潔也很重要,既方便找東西,亦有助保持鬥志。「桌面乾乾淨淨,讓你覺得仍有空間做更多。 」

豐調查  港人一年碎片時間有332小時
打工仔善用碎片時間,是時間管理重要一環。根據豐最新調查,75%香港成年人表示自己僅得有限時間,甚至沒時間投放在有趣或愉快活動上;而83%受訪者表示因無法經常妥善管理財務而感到壓力、焦慮及不堪重負。
然而研究亦顯示香港成年人平均每周有很多未被利用的零碎時間,例如花費在交通、排隊或等候食物的時間等,合共有6小時23分鐘,累計一年總共有332個小時,相當於逾9個完整的工作日。上述調查結果引述自豐最新報告《Bitesize Banking:以有效的時間管理減少財務焦慮》。豐就5個國家約6,000名成年人進行了調查,以了解時間壓力對他們財務和福祉的影響。
豐零售銀行及財富管理業務電子服務平台亞太區主管鄺禮安表示:「這是個常見問題︰大家覺得沒足夠時間享受生活,同時對於處理瑣碎事務如管理自己的財務狀況等感到壓力。」豐與英國華威大學行為科學家Nick Chater教授合作共同探討大腦如何處理多項需求,以及可應用哪方面的知識協助人們有效利用時間以降低忙碌生活帶來的情緒影響。Chater教授認為,大忙人可以養成利用零碎時間的習慣,以處理個人財務等事宜,從而消除不必要的焦慮。

Text:甄榮康

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