管理人馳騁職場,若想揮灑自如,真的要多才多藝,既要掌握本業硬知識,也要提升通用軟實力,無論想激發創意,或提升化解衝突能力,甚至多學一種語言,進修也有多元化選擇。
設計思維:打開創意之門
在資訊爆炸、凡事講求創意的年代,思考當然也要跳出框框。你的團隊是否了無新意,連開腦震盪會議也死氣沉沉?或許是時候改變,換上新的思維模式,激發團隊創新。
設計思維(Design Thinking)是一種創新思考模式,其靈魂人物David Kelley早年在史丹福大學取得產品設計碩士學位,90年代創辦環球設計公司IDEO,及至 2004年在史丹福大學創辦「d.School」,設計思維開始普及。
打破傳統的解難方法
設計思維近年在香港漸多人認識。香港管理專業協會「設計思維—管理創意與組織創新專業行政文憑」課程導師麥偉明博士指出,設計思維既是一種思考模式,也是解決問題的心態和方法,核心理念是以人為本,有別於傳統由上而下的決策模式,並非要馬上找出答案,而是在解決問題前,透過了解人的需要,認清問題所在。「先用一個開放心態思考問題,找出顧客最根本的需要,再激發創新意念。」
麥偉明說,設計思維通常有5個步驟,首先以同理心設身處地體驗用者需要,觀察他們的行為。其次是界定問題,按觀察所得對人們行為動機和價值不斷提出問題,反覆推敲「為甚麼?」,從而釐清問題所在。下一步是引發意念,針對問題找出創新方法。然後是開發原型,嘗試把意念實踐出來,最後反覆進行測試並評估效益。「實踐各個步驟時會用上不同工具,譬如在引發意念環節會透過腦震盪、mind mapping等方法,鼓勵團隊成員提出任何可能的構想。」
擺脫交數觀念 容許失敗
設計思維如運用得宜,有助打破固有框框,開創嶄新產品和服務。麥偉明舉例說,某家電品牌研發出一種全新風筒,便用上設計思維概念。「該公司老闆從用家角度出發,發覺傳統風筒摩打很大,拿上手很笨重,因此研發出微型強效摩打,並打破傳統風筒設計,將摩打置於手柄而非機身,再配合其他新功能,令產品大為成功。」他說管理人實踐設計思維,先要擺脫交數觀念,創新不是跑數,需提供創意空間,容許屢敗屢試。
麥偉明說,香港管理專業協會開辦的「設計思維—管理創意與組織創新專業行政文憑」課程,將以設計思維原則、理念和工具,助學員提升管理創意,促進組織創新。「課程設有許多互動和設計活動,助學員在實踐中體驗創意效果。」
伊斯蘭文化和阿拉伯文:一帶一路闖商機
香港商務人員多能掌握兩文三語,但若想走出去闖新機遇,不妨認識多一種文化和語言。香港中文大學專業進修學院課程總監鄭嘉懿指出,近年隨著一帶一路倡議不斷向前推進,內地與中東國家貿易連繫更緊密,愈來愈多從事經貿活動的商務人員學習伊斯蘭文化和阿拉伯語,他們來自各行各業,冀裝備自己把握中東商機。中東為一帶一路戰略要地,而香港與中東貿易日益頻繁,今年1月本港整體出口到中東貿易額達78億元。中東商機涵蓋基建工程、金融、貿易等範疇。
清真飲食嚴格要求
港人出外開拓商機,與當地人交往當然要入鄉隨俗了解別國文化。「提到伊斯蘭文化,大家總想起清真飲食。除不吃豬肉外,清真飲食在禽畜宰殺程序和方法、廚房環境、烹飪器具及進食工具上都有嚴格要求。伊斯蘭文化有另一點必須嚴謹遵守,就是禁飲酒,不單止不能以酒作飲料,以酒調味的菜或含酒精的朱古力也不能食用。除了飲食文化外,與伊斯蘭教教徒相處時,我們亦應尊重他們在齋戒月、服飾打扮及與異性接觸等方面的規條。」
至於學習阿拉伯文,對不少港人來說也甚具挑戰。「阿拉伯文字有別於中文方塊字,外形陌生又神秘,但當深入了解後便能感受到其字形的自然協調和優美,從而更有興趣去發掘及欣賞當中的美感。學員在學習初期,當碰到粵語或英語也沒有的音節時,會較難準確發音。不過經導師指導,學員便能從認識阿拉伯文字字形開始,逐步有系統地學習基本發音、語法、社交口語及基本寫作。」
鄭嘉懿稱,香港中文大學專業進修學院辦有「伊斯蘭文化和阿拉伯語」課程,由教學經驗豐富的中東籍導師教授。課程著重營造真實語言環境,促進互動交流,導師亦會在課堂上分享家鄉文化習俗,讓學員可以認識到該語文的實際功能。
化解衝突:處世必備軟技能
職場人際衝突無處不在,懂得如何化解和避免,工作會更順暢和諧。化解衝突技巧是處世必備軟技能,可令事情超越零和局面,令雙方都成為贏家。
衝突暗地醞釀
管理人日常遇到的衝突,有時未必明刀明槍,而是暗地裡醞釀。聖雅各福群會延續教育中心課程導師羅振光博士舉例指出,下屬基於種種原因對上司心生不滿,許多時不會直接對抗。「下屬或從字裡行間,有意無意地表達不滿,若上司未能及時察覺處理,這些不滿便有機會一直累積,後果是員工流失,或員工在同儕間說上司壞話,令團隊分化。而主管辨識這種衝突不能靠單一跡象,須綜合種種信號。」
羅振光說,主管與下屬相處,若用上同理心、積極聆聽等技巧,有助避免衝突發生。此外衝突一大成因是指令的語意詮釋不一,令下屬覺得上司常搬龍門,因此應盡量避免。「譬如你吩咐下屬本周完成工作,但過兩天便催促下屬交功課。到底本周是指何時?若雙方的理解都不同,語意便應該更清晰,前後要一致。」
上司拆彈有技巧
此外若下屬間出現衝突,上司介入拆彈,也有些原則和技巧要掌握。「員工之間衝突,通常來得較直接明顯,雙方爭執言詞也較為激烈。主管介入時,先要穩定自身情緒,言詞針對客觀事實,盡量公平公正,不令任何一方覺得你偏頗。之後可分開聽取員工各自陳述,再總結雙方差異之處,從而釐清問題所在,最後是讓大家直接溝通,期間可促進雙方讓步,避免陷入零和勝負局面。」
聖雅各福群會延續教育中心辦有「衝突管理技術證書」課程,教授實戰原理和技巧,包括處理衝突的原則、衝突管理的風格、衝突管理的程序、解決 / 處理和避免衝突的策略等。導師會附以案例,讓學員更易掌握。
Text:甄榮康