每年年底做appraisal,一張總結個人全年工作表現的「成績表」便要揭盅,上班族既擔心工作表現未達要求而影響升職加薪,亦憂慮會被上司批評而打擊自信心。其實,做appraisal目的之一是檢視員工過去一年工作表現,並為將來發展制定清晰目標,以提升個人業績和促進公司發展。因此,上班族亦可以正面態度來面對評核,同時讓上司了解你是個怎樣的人,別為一時之氣將做appraisal變成破壞關係的「戰場」。
今時今日,做appraisal的模式變化多樣,基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問高級經理吳慧琪(Wicky)認為不管方法如何,其目的都是一致的。
「KPI(績效管理)、OKR(目標與關鍵成果)、360度全方位評核等,皆是近年常見的績效考核制度,它們皆有共同目標,就是通過一套公平和客觀的標準,讓員工能清晰而有效地完成工作、提升業績,並作為來年升職加薪的依據。」
做appraisal的「兩宜三忌」
能得到上司讚賞固然高興,然而檢討也是appraisal內容一部分,如被批評時難免會牽動上班族的情緒,除自信心大受打擊外,情緒也容易因而起伏,甚至引起與上司的衝突。Wicky建議按以下「宜忌」來調節個人心態:
兩宜
1. 雙向溝通
可藉著做appraisal來影響上司對你的看法,讓對方留下良好印象,如通過發問來讓上司知道你的關注點(例:普遍來說要工作多久才有晉升機會)、提出個人計劃來顯示你對工作的積極投入(例:我計劃報讀一個對工作有幫助的課程)、答謝上司讓他知道其指導令你受益(例:多謝你經常提供案例給我參考)。
2. 放鬆心情
上班族視appraisal為升職加薪的「成績表」,所以過程難免心情緊張,但要注意別讓情緒失控影響理性分析和大局。因此,事前要做足準備,可調整心態,不妨視之為一次學習機會,以減少衝突出現。
三忌
1. 受害思維
要明白檢討也是appraisal的一部分,所以不應視批評為上司針對自己、迫自己請辭的舉動;而事實上,上司其中一個職責是給予下屬批評建議,好讓他們作出改善。
2. 自以為是
每家企業對員工的要求不同,舊公司對你的做法沒有意見,也不等於新公司會接受。上班族要先了解現職公司的要求和文化,並作出配合,以免產生衝突。
3. 打擊自信
上司的意見多少涉及主觀看法,如他認為你不夠主動、批評你工作欠效率等,因雙方的標準不同,先不要視自己為失敗者一蹶不振,又或憤憤不平即時「起弶」;相反,如能虛心接受批評,便有機會找出個人盲點。
回應批評三部曲
除要調節心態外,做appraisal的過程也講求臨場反應,不管上司正面讚賞或負面批評,上班族也應作出即時回應。
當獲上司讚賞,Wicky建議可答謝對方看到你的努力,此舉可讓上司明白到讚賞可成為你的工作動力之一,又可保持良好的互相溝通,例如想上司繼續留意你的工作態度,可說:「多謝讚賞,你的觀察力真的很強,我會繼續努力!」如想鼓勵上司多留意客觀數據,可說:「多謝讚賞,你衡量我表現的數據很客觀,也很有說服力!」
當面對上司批評時,她建議上班族做好心理準備,因上司也要「交功課」,難免會「雞蛋裡挑骨頭」,如是善意批評,切勿過分自我保護、處處反駁;如批評跟自己的想法不同,則可採用以下三部曲避免跟上司形成對立局面。舉例說,如上司指你對客人欠缺禮貌,但你自問工作上已待人有禮,此時你可表示:
1. 多謝提點,說:「多謝你的意見!」
2. 認同理念,說:「我認同禮貌的重要性,可令客人留下良好印象。」
3. 尋求進步,說:「可能我做得不夠明顯吧!我會再加強這方面的表現,讓客人和你都感受到我的禮貌。」
上述的三部曲回應,可讓上司了解你明白待人有禮的重要性,也顯示你曾努力過,將來會有更大進步。話雖如此,假如過去一年自己的表現未如理想,在做appraisal前應已略知上司的評價,結果可能是不獲花紅、加薪,甚至不獲續約。Wicky說:「如是這樣,不妨利用做appraisal的機會向上司表達自己在這一年的領悟和改進,期望可挽回印象分。只要未交上人事部,你的appraisal報告仍有修改機會。我曾見過一位員工本來因表現欠佳而不獲續約,但做完appraisal後,上司再對員工深入了解,也相信員工會改善,願意多給一次機會,最後決定觀察多半年。」
Wicky指出,不少上班族視做appraisal為「上戰場」,容易因被批評而出現情緒起伏;如管理層發現有同事可能需要情緒支援,可尋找專業的僱員輔助計劃協助。
做appraisal也要有準備!
面試見工要預備,做appraisal當然亦一樣!Wicky認為,毫無準備會令上司覺得你對工作沒有熱誠,因此,上班族可參考以下3點:
1. 先制定來年的工作計劃,包括新的工作目標、個人發展、改善計劃等。
2. 帶備筆和筆記簿會面,需要時記下重點,表現出你的認真和重視。
3. 預備一至兩條問題,以表達你對工作的興趣和熱誠,如想為未來發展增值的話,可問上司有甚麼課程可推介等,讓他感受到你的上進心;當然,過後也要坐言起行。
文:草人田