香港作為商業都會，事事講求效率，員工技能亦要與時並進，尤其辦公室及行政支援人員既要懂得善用科技，亦要有良好溝通能力，知識技能「軟硬並重」。香港中文大學專業進修學院課程總監（專業及持續教育）梁萬如博士說，辦公室及行政支援人員一般需處理公司日常運作、行政支援、會議及活動安排等工作，「職責包括處理中英文商業書信及文書、存檔及管理文件、自動化處理及分析資料、製作簡報表及商業圖像、管理及支援辦公室器材，並協助處理上級指派的其他工作，如外訪交通和行程住宿安排等。」
辦公室多功能全才
梁博士指出，如今科技發達，不少辦公室文件、資料及相關工作都已交由電腦處理。「因此辦公室及行政支援人員需懂得善用網上資源、分析資料、製作圖表、基本設計及製作圖像，以及學懂使用Excel Macro、Visual Basic for Applications（VBA）等程式，將重複性的工作自動化。」他又指支援人員需掌握軟技巧，積極主動、認真負責，並具有同時處理多項工作及安排優先次序的能力，且要專業有禮，擁有良好溝通技巧和團隊精神。
如有意入行，在修讀辦公室及行政支援相關課程後，便可於一般寫字樓、銀行、政府、學校、社福及其他非牟利機構等從事初至中級文職工作。當累積一定工作經驗，並進修語文或其他相關專業知識（如會計、企業秘書及管治等），更有機會晉升至督導職位，或朝其他專業方向發展。
課程介紹
香港中文大學專業進修學院開辦的「辦公室及行政支援文憑課程」，旨在協助學員掌握辦公室行政實務，課程內容包括商業英文傳意、文書處理、Microsoft Office工具應用技巧、辦公室自動化處理及管理、實用商業中文等。完成課程後，學員能有效處理文字或數據、製作匯報圖像和資料，並應用辦公室文書溝通，適合完成中學並對文職工作有興趣或準備晉升督導層之人士報讀。課程為資歷架構第三級，並已加入持續進修基金可獲發還款項課程名單內。
香港中文大學專業進修學院課程總監（專業及持續教育） 梁萬如博士
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文：王藝超