筆者近日與企業老闆們交流，他們提到公司發展面臨新舊員工溝通問題。當公司加快發展步伐，自然要增加人力資源。管理層一方面要花時間培訓新員工，另一方面要做好新舊員工的工作分配和銜接。

然而，即使公司已有一套既定工作模式，新舊員工之間的磨合通常並不順暢，尤其當有多項工作需同時推進，新員工或不清楚工作的緩急先後，令上司和同事需耗費大量時間來解釋、溝通、分配和安排工作。結果，雖然人手增加了，但所需工作時間並未減少，這亦讓我一直思考如何運用人工智能（AI）去解決這些問題。

微軟的《Microsoft工作趨勢指數》年度報告曾指出，每位員工平均要花57%時間在電郵、開會等溝通工作上，於是我便構思方法，把這些「行政工作」交給AI去做，讓員工可有更多時間做實事且更有效率。

AI協助處理行政工作

以市場推廣部門為例，假設它每季都要籌辦一個推廣主題活動，這將涉及許多工作細節和流程，包括設計及印製宣傳品、設計及投放線上線下廣告、進行傳媒推廣及公關活動、舉辦線下快閃活動等。AI模組可根據以往推廣活動的紀錄，自動編排工作細項、工作時間表、優先工作事項，以及各項目的負責人員等，從而節省管理層和團隊溝通的時間，讓大家可更專注於構思與創作活動內容和點子，提升活動質素。

除了分配工作外，AI模組的「AI Knowledge Dep.」還可配合chatbot應用，讓部門之間以各自的AI助理互相溝通，省卻員工開會的時間，例如營運部如需向市場推廣部查詢該季推廣主題活動的線下門店活動詳情，以便「編更表」，這類協調工作毋須再由真人執行，而是由部門雙方的AI助理自動完成並編更，實現部門間的無縫協作。再者，AI有LLM（大型語言模型）作為基礎，可應用多國語言，尤其適合大型跨國企業，讓總公司員工與世界各地不同部門同事跨地區合作。

根據香港生產力促進局去年一項研究顯示，有41%受訪香港企業正在或將會應用AI，可見AI在職場上正日趨普及。筆者亦相信，AI應用並不會完全取代人力資源，而是能簡化工作和優化工序，從而提升團隊效率和執行力，讓企業得以更高效營運，應對急速發展的步伐。

文：陳智銓（Arthur）

思路富邦集團（SagaDigits）創辦人暨集團成員隨賞科技有限公司（Compathnion）行政總裁。思路富邦專注於大數據、導航及智慧追蹤項目的技術方案，改進全球企業市場推廣、物流、保安、特管及用戶體驗等表現。