
疫後辦公室概念一直在變,靈活和混合工作模式已成高效協作的關鍵。Zoom亞太區調查發現,完全實體辦公場所已不再是主流,許多企業亦正在探索各種混合和遙距工作模式。36%受訪員工指會優先考慮「隨處辦公」的僱主,較選擇在辦公室工作高出11%;而各種混合工作模式皆備受員工歡迎,當中以「彈性工作時間」(25%)居首。另有84%員工表示,混合或遙距工作模式較在辦公室工作更有效率。
Zoom北亞負責人梁皚貝表示,企業要持續接納員工的反饋,並且適應他們不斷變化的偏好,以構建成功且面向未來的工作場所。「企業能因應員工需求作同步調整,保持競爭優勢,並建立促進員工生產力和福利的工作環境,有助提升團隊協作效率、生產力和員工滿意度。」
她又指,隨著遙距和混合工作模式日漸普及,領導層須確保有相應技術支援,讓團隊可以無縫溝通與協作。「Zoom的報告指出,73%領導層和55%員工每周至少數次與同事分享筆記和後續工作,若要提升協作效率,AI能自動處理如共享筆記、跟進後續工作、編寫訊息和整理資訊等事項,讓團隊能專注於分析、決策、創意構思等更具建設性的工作。」
將AI融入企業戰略目標
調查的另一重要議題是員工能否在辦公室以外保持相同工作效率。結果顯示,64%亞太區員工都非常或部分同意生成式AI能簡化工作,而84%領導層更表示生成式AI已成功提升生產力。梁皚貝補充,AI方案能為員工節省更多時間,以便他們專注於能提升職涯發展的工作,同時提升工作滿意度、減低流失率。「因此,領導層要先了解商業環境大趨勢,並勇於改革和制定明確願景,將AI融入企業戰略目標,提升生產力和簡化日常工作流程,使業務變得更靈活。」

梁皚貝強調,要有效地部署AI,領導層要先積極參與和展示AI可帶來的益處。「具透明度的溝通和積極推動AI部署,不僅能釋除員工疑慮,還能激發他們對新科技的熱情。面對當前競爭激烈的就業市場,領導層需突破傳統,方能在人才競爭中保持優勢。而透過將生成式AI融入日常工作流程,領導層能更深入了解員工需求,以制訂更個人化和靈活的人才管理計劃。未來的領導層要具備協調科技和以人為本的思維,為企業打造堅固且靈活的基礎。」
透過科技促進跨代協作
現今職場亦較以往多元化,由嬰兒潮到Z世代等「四代員工」有機會一同工作。調查顯示不同世代在協作偏好上有顯著差異,如嬰兒潮世代領導層偏好面對面會議、X世代和千禧世代領導層傾向使用即時通訊,而Z世代領導層則傾好使用項目管理軟件。梁皚貝稱能有效利用科技彌合跨代協作的企業,方能使人才更多元化、提升效率和競爭優勢。「以Zoom的員工互動平台Workvivo為例,其動態消息、數碼告示、直播、podcast、聊天和電子報等功能,有助不同世代員工保持聯繫並提供同步溝通渠道。領導層可透過平台發布消息和表揚團隊,提升員工間的互動和認可。」
個人化AI助理
此外,Zoom與Morning Consult近期的調查顯示,35%亞太區領導層每天花至少1小時處理逾期工作。梁皚貝直言,低效協作會增加領導層的工作負擔,更可能直接影響公司業績。「因此Zoom推出新一代個人化AI助理,如Workspace Reservation功能會建議員工應到辦公室工作的日子,以善用辦公時間;Intelligent Director功能則可讓遙距工作的員工清楚看見每位與會者,輕鬆協作並建立更融洽關係。另外,員工更可透過AI個人教練功能提升表達和溝通能力,該AI會分析用戶在會議、聊天、電郵和電話等不同互動,並設定個人基準和目標,從而提升會議及通訊效率。」

梁皚貝認為,善用科技能增強跨代協作,提升企業的營運效率和競爭優勢。
對於有部分員工經常要在不同地點和時區進行對外和對內的協作,梁皚貝指整合式協作平台對他們而言至關重要。「透過整合式通訊平台,企業能簡化互動、更高效地管理通訊,這不僅能減少訂閱多項服務的成本,還能簡化工作流程。」
而對於現今辦公空間的設計,梁皚貝認為應反映員工對混合會議、專注工作和社交的需求。「企業可打造專屬工作區域,以加強協作並促進緊密連繫。以財務或技術部等人數較少的團隊為例,專屬工作區域能促進互動之餘,更兼顧獨特工作流程的需求。」透過優化個人、工作環境與科技之間的互動,企業能有效滿足員工當下的需求和期望,進一步提升員工生產力和滿意度。