新冠病毒第五波疫情嚴峻，公私營機構再次安排員工在家工作（Work From Home，WFH），而且次數和時間比之前更多更長。就工作來說，WFH有好有壞，雖則可省卻通勤上班的時間，但在家容易分心卻是一大麻煩；不少主管更發現員工效率明顯下降，甚至難以掌握他們的工作進度。WFH模式料將持續好一段日子，主管和員工各可掌握方法與心法，在疫境中保持戰鬥力。
WFH令上班族工作效率降低，原因不一定是員工工作態度散漫，而是這種模式本身已存在一些「致命傷」。華生職場顧問（Watson Consultancy）董事兼資深培訓專家孫立民博士指出，家居環境本來就難以營造出一個令人積極投入工作的氣氛。
年輕員工影響更甚
「家居環境本身欠缺工作氣氛，上班族在辦公室見到四周同事忙碌工作，可互相鞭策，亦較容易激發搏殺、衝刺的想法，跟隨團隊積極態度去工作，就算想hea亦較難。然而，當場景轉到家中，感受到的多是輕鬆家庭氣氛，即使保持網上平台會議，也欠缺同事間的互動，亦沒有上司和同事『埋身』鞭策；加上家裡存在太多令人分心的瑣事，如張羅家務、親子互動等，令人容易變得懶散，工作效率降低，因而影響工作進度。」
他強調，WFH模式對年輕員工的負面影響更甚，因年輕一輩需在積極的團隊文化和氛圍中打拼成長，可是WFH或令他們工作變得困難重重。「年輕同事對工作有較多提問，在辦公室裡，他們可即時向身邊同事請教，但WFH時或會因擔心打擾同事而不敢時常發問，又或遇到同事對訊息『已讀不回』，以致影響工作效率，甚至減低對公司的歸屬感。」
早午兩會 掌握工作節奏
面對WFH種種挑戰，主管宜制定有效策略確保員工維持工作效率之餘，又不令他們感覺「被監察」。如在工作安排上，要有更清晰分工和明確時間表，讓員工清楚掌握負責的工作範疇及「死線」，這樣主管亦較容易查看工作進度和個別員工表現。
孫博士建議說：「主管可根據工種和工作性質，跟員工訂立一些定期的團隊網上會議，舉例說，主管跟團隊約定每天早上9時半及下午5時半開會，早上會議可提出當天工作分工及注意事項，而下午會議則可讓他們匯報工作進度及困難，互相分享解決方法，同時可加入輕鬆閒談環節，如疫情下購買日用品資訊、不讓孩子打擾工作的方法等，既讓大家輕鬆一下，亦是不錯的team building點子。由於網上會議定期舉行，員工會自覺地準備每天需要報告的工作情況，避免有『被全天候監視』的感受，而主管又可掌握同事工作進展、所遇困難及表現。」
回覆訊息有限時
現時多數人習慣以即時通訊程式溝通，因而帶出WFH另一常見問題，就是員工對訊息「已讀不回」，拖慢進度。孫博士建議主管可向員工提出回覆的時限要求，例如在辦公時間內，盡量在收到短訊或電郵的半小時內回覆，即使當刻未找到解決方法，亦要回覆表示已收到訊息但需時處理，這樣做可令同事放心，能及時處理突發情況。
對於工作表現未如理想的員工，主管可透過個別傾談來了解其困難。他說：「緊記第一時間不要嚴厲對待員工，亦應避免情緒化表達，要讓他們有空間去解釋，進一步分析他們是力有不逮還是懶散，再給予清晰建議或指引，讓他們有改正的機會。協助員工解決困難亦是主管職責，假如有個別員工屢勸不改，便要考慮嚴厲處理了。」
主動報告爭取加分
對員工來說，WFH亦可以是提高戰鬥力、向主管爭取「加分」的好時機。除保持積極工作態度、盡可能「秒回」工作訊息外，也可主動報告工作，如負責項目的進展、與客戶達成的協議等，令主管知道自己在家仍非常落力。
若想進一步爭取表現，孫博士建議：「上班族可主動為團隊遇到的問題提出解決方案，甚至在即時通訊程式建立一個專屬群組，與同事討論解決方法，並邀請主管或管理層加入給予意見，此舉可令主管和管理層對你的表現『加分』。」
項目管理更重溝通
不少工作以項目形式進行，規模各異，當中牽涉不同部門或機構的合作夥伴，要在WFH期間保持緊密聯繫實不容易。孫博士認為良好的項目管理，關鍵在於仔細分工和有效溝通，因此他建議負責統籌項目的人員要將整個項目仔細分為數個以至十數個任務，而每個任務皆設有清晰的負責單位、分工及明確時間表，確保每一單位清楚任務及死線，避免出現「有job冇人跟」的情況。
他說：「WFH時與合作單位保持緊密溝通更重要，統籌人員可通過即時通訊程式建立群組作溝通之用，讓大家可報告工作、澄清不明情況及處理突發安排。此外，也要定期舉行網上會議，使所有單位能掌握進度，減少『甩漏』情況。」
孫博士認為主管難以通過WFH觀察員工工作表現，建議他們跟員工保持溝通，多加工作指示，減少誤會。
專家貼士：WFH自我鞭策6招
想提升WFH工作表現，孫博士建議透過以下6招來自我鞭策：
1.每天開工前，先寫下當天要完成的工作清單，做好每項工作後在旁加上剔號，用以監察工作進度並提高滿足感。
2.不要穿睡衣，也不要躺在床上工作；換上便服坐在書桌前工作，營造氣氛，才能讓自己更容易進入狀態。
3.要刻意提醒自己每隔一段時間查看並回覆同事訊息及電郵，不要濫用WFH給予工作彈性的「福利」。
4.不要邊工作邊看電影、劇集或打機，可善用午飯時間放鬆一下，減少工作分心情況。
5.為自己安排專心工作的獎勵，如每完成一項任務或每隔兩小時，便有10分鐘小休、吃喜歡的零食，或做伸展運動之類，然後再專心工作。
6.若家有小孩，先計劃好他們的日常作息安排，或由家人或家傭照顧陪伴，盡可能減少對工作的影響，最理想是留在房間工作。
文：草人田