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管理人的挑戰:專注力管理(一)

在一天工作中,你最稀有的資源是甚麼?大部分人會立刻說是時間。沒錯,我們擁有的時間確是有限,但它並不是我們最稀有的資源。事實上,我們每個人都擁有一樣多的時間,但在生產力方面卻有天壤之別。

正確答案應是專注力—即每個人在適當事務上投放適當時間的能力。

經歷了過去超過半個世紀資訊爆炸的年月,大家都說今天我們生活在資訊年代。換句話說,今時今日大家認為資訊是一家企業的成敗關鍵,亦即是企業的競爭優勢取決於其擷取及於業務上運用資訊的能力。

可是那跟事實其實相去甚遠。我們從來就不缺資訊,因為它們無處不在。諾貝爾獎得主Herbert Simon早在40年前便說過:「當我們擁有充裕的資訊時,專注力會變成稀有資源。」  

如此說來,不論是對個人或作為管理人員而言,在工作上最大的挑戰該是如何好好管理專注力,亦即如何有效分配時間處理不同事務,以及鼓勵其他人專注適當事務。管理專注力的要訣有4個,我們今天先談兩項。

先說個人。假如你欠缺的資源是專注力,你必須首先清除會讓你分心的東西。當你處理極需專注的工作如撰寫報告書時,應先關掉電話鈴聲、電郵信箱和臉書。這做法明顯不過,但事實上我們很多時候沒為意自己有多容易分心。

第二項相對困難,就是要學會適時停止搜集資料。當我還是個博士生,我要走到圖書館影印年報或學術文章副本以搜集資料,成本不菲。時至今日,資訊唾手可得,不費成本,但卻令我們即使已有足夠資料撰寫報告或作決定後,仍然繼續樂而不疲地進行資料搜集。

要避免「過度搜證」的最佳方法是儘早擬定假設或論點,隨後便可集中尋找正反論據。若不奏效,便給自己定下時限。為避免落入無止境的搜尋當中,我跟別人合作時,定會每天為對方提供當天所得的成果。

撰文:Julian Birkinshaw
倫敦商學院教授

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