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Career Oriented

不用急!但要快?

一個令人頭痛而幸福的早上。假如某天早上,突然有6件緊急而逼切的事情同時衝著你而來:

1.一位每年千萬生意額的客戶,要求立即和你會面(如今天不能見面,他便中止以後的交易);

2.非常搶手的演唱會票今早開賣,你承諾過幫母親購買;

3. 戶口的50萬元「孖展」要趕緊「斬倉」;

4. 醫院來電,太太分娩在即;

5. 家傭知會你家裡發生大火;

6. 寬頻公司通知你要盡快續約……

在這十萬火急的頭痛時刻,你會決定先處理哪件事?

 

立即做、找人做、慢慢做?

這個時候,緩急輕重矩陣(Importance & Urgency Matrix)便可為你提供方向。回顧一下,緩急輕重矩陣的4個象限:

象限A.重要而緊急的事:應立即去做;

象限B.不重要但緊急的事:宜找其他人幫忙做(從而騰出時間做較重要的事);

象限C. 重要而不緊急的事:安排時間慢慢做(稍後再仔細安排);

象限D. 既不重要又不緊急的事:盡量少做(有空才做)。

 

即使時間更緊迫,如在行動之前,先以此4個象限去計劃,不單能提升效率,時間亦能較妥善使用在具價值的事情上,因時間緊急而產生的壓力亦隨之減輕。

 

甚麼才是緊急和重要?

但究竟甚麼事才算「緊急」和「重要」?所謂「緊急」,必然有時間性,客觀而言,愈接近時限便愈「緊急」。但何謂「重要」?接待客戶較「重要」,還是往醫院陪伴太太?不同的人答案不盡相同,因決定背後往往與你的價值觀相關。但無論你如何決定,也得有接受悔恨的準備,即是說,如你認為陪伴太太較「緊急和重要」(將其放在象限A),便得接受你可能會損失客戶的代價。反之,如你認為接待客戶較「重要」,就得接受可能會被太太埋怨(需知道這些事情,多數太太亦不會放在心上,但會記著)。如兩者真的不能並存,唯有想想事後補救的可能性。

 

親身處理的分別

另外,如有些事情你自己親身去做,效果並不比授權他人去做好,那就別浪費時間去做了。如家裡火燭,即使你花時間回家也只能仰天長嘆,倒不如由他人幫忙去做吧(放到象限B)。但話說回來,沒有人非要幫助你不可的,因此平日有否建立良好人際關係,正是時間管理的重要資本之一。

 

文:溫梓峰

基督教家庭服務中心「盈力僱員服務顧問」培訓顧問,曾為不同機構提供與員工動力、性格學、顧客服務、領袖訓練及督導等相關主題的講座。主持過的培訓逾100場,反應熱烈。

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