撰寫英文電郵是職場上不可或缺的溝通技巧，要準確無誤地傳達信息，其中首要是了解收件者的身分。概括而言，對於熟悉的同事，你可以使用輕鬆直接的語調（informal tone），例如開首可以用"Hi / Hello"，亦可減少使用問候語或客套的說話。如果撰寫較嚴肅的電郵，好像是寫給上司或商業伙伴的郵件，又或者聯絡一些甚少接觸的工作伙伴時，措辭就要相對正式（formal），最好還是以"Dear"開首。如需要用上問候語，緊記不宜過度親切及累贅，應盡量簡單直接，不必提及私事或別人的家事，要不然真的會弄巧成拙。
大家可能留意到收件人（"to"）一欄下還有"cc"和"bcc"兩個欄目，兩者和"to"的分別，在於"to"是與電郵內容直接相關的人，就好像信封上寫上 "Attn"（attention）一樣，是「某某親啟」的意思，是你期望會直接回覆或跟進事件的人。
很多時在收到郵件後，你可能會留意到"cc"一項，並發現一些「神秘」的收件人。"cc"即是carbon copy（碳本），源自以前人們複印文件時，會用上俗稱「過底紙」的碳式複寫紙（碳紙）作翻印，這裡則指「副本抄送」，收件的對象是發件人希望通知的對象，而又跟事情沒有直接責任的人士，亦無須回覆或作出任何跟進，這可能是你的直屬上司或是收件人的直屬上司，也可能是一些需要知道此事的人士。懂得善用抄送功能，有時亦可為工作帶來方便。例如若屢次發電郵給某人也得不到回覆，把郵件抄送給對方的直屬上司，可算是間接向收件者施壓的方法，要對方把事情儘快處理。當然事無大小也抄送給不相干的人，可能會令人生厭並覺得你不懂禮儀。
所謂「眼見未為真」，一封電郵的背後藏著多少神秘收件人呢？其實只有發件人才知道。"bcc"（blind carbon copy密件抄送）就負責這個神秘任務。"bcc"的收件對象就是在"to"和"cc"的人不知情的情況下收到郵件的人。在這裡，"blind"的意思就是將"to"和"cc"的收件人蒙在鼓裏。"bcc"並非只用於「告密」的時候，反而是在發信給大量客戶時經常用到，發電郵給大量收件者時，若把所有收件者的電郵地址寫在"to"一欄，那麼所有人都會看到其他人的電郵地址，利用"bcc"便可省去洩露他人私隱之嫌。決定誰是"to"、"cc"和"bcc"的收件人也是一大學問啊！
曾有人提議，既然碳紙已很少人用，倒不如把電郵的"cc"（carbon copy）都改稱為"wpc"（word-processed copy文字處理機副本），不過約定俗成，現時人們都依然稱副本為碳本。

文：謝幗慧
香港職業英語計劃主管，一直從事有關職業英語課程設計、評審、資格認證的工作，並致力推廣以英語能力為本，讓各行業的僱員能掌握實用的職業英語技巧，提升競爭力。
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