
英文通訊的書面方式(written communication/correspondence)主要分為兩種:letter、email,開始時都會稱呼對方,這些稱呼的中文稱為「啟首語」,英文稱為opening salutation或greeting。由於它出現在通訊的開始,選用適當的方式十分重要,如果選擇不當,溝通的效果和給人的印象就會大打折扣。
Salutation(包括opening salutation和closing salutation「結束語」)必須符合與通訊對象的熟識程度(level of familiarity with the addressee)和通訊的「語域層次」(register,即文雅程度),大概可分為:
1. Formal(for official business letters)
2. General/Professional(for general business letters)
3. Informal(for personal letters)
常用的opening salutation按遞減順序(descending order,即最formal 排最前,最informal排最後)的排列如下:
a. To whom it may concern,主要用於推薦信(recommendation letter)或證明文件(reference letter/credential)等,屬於very formal的方式。
b. Dear Sir/Madam,在不知收信人的身份和性別時使用,也是very formal的方式,多用於application/enquiry letters。
c. Dear Mr Brown(for a male contact用於男性);
Dear Ms Brown(for a female contact用於女性);
Dear Dr/Prof Brown(for a contact with professional title用於醫生/博士/教授);
Dear Joey Brown(for a contact whose gender is unknown用於性別不詳者)。
這些都屬於formal的稱謂,一般表示對收信人的尊重,但也顯得疏離,與一般希望保持密切商業關係存在矛盾。
d. Dear colleagues/fellow members(for addressing co-workers用於一組同事或組員);
Dear John/Mary(to a colleague or a friend whose name is known用於已知名字的同事或一般朋友),屬於general but still professional的方式。
e. Hello/Hi guys(to a group of close friends or colleagues)
Hi, John/Mary(to a close friend),屬於informal的方式。
請注意,在上述英語稱謂之後,一般應該使用comma (,),例如 Dear Mr Brown, Hi, Mary,,在formal letter中也可以使用colon(:),但不可以用exclamation mark(!)。
此外,在opening salutation和comma之後,要開新段,不可以緊接開始正文(the body text)。雖然salutation之後用了comma,但body text的第一句仍要用capital letter開始:
Dear Sir/Madam,
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關於「結束語」closing或 closing salutation的問題,下次續談。
文:鍾龍山博士(Dr Peter Chung)
Superb Language Advisory Services首席顧問;香港大學、理工大學、城市大學及港大專業進修學院講師,教授中英翻譯及對比語言學;曾任香港特別行政區立法會秘書處總翻譯主任(1998至2015年),出版英語拼音、文法、會話教材及課本約20種。
電郵:peter@superb-language.com